Como a empresa coleta e utiliza dados
Mapeamento de dados
Aprenda a identificar onde os dados entram, onde ficam armazenados e quem acessa cada informação na sua empresa.
Nesta aula você vai
- Mapear pontos de entrada de dados pessoais no negócio
- Identificar onde as informações são armazenadas
- Registrar quem acessa cada tipo de dado e por quê
Mapeamento de dados
Objetivos
Nesta aula você vai:
- Identificar todos os canais por onde dados pessoais entram na empresa
- Localizar onde essas informações ficam armazenadas
- Documentar quem acessa cada dado e com qual finalidade
Conteúdo
Aviso educacional: este conteúdo tem finalidade informativa e não substitui orientação jurídica. O mapeamento deve ser revisado periodicamente e adaptado à realidade de cada organização.
Por que mapear dados?
Você não protege o que não conhece. O mapeamento de dados (ou inventário de tratamento) é o registro estruturado de o quê, de quem, para quê, onde e por quanto tempo sua empresa trata informações pessoais.
Sem esse mapa, é comum descobrir planilhas esquecidas, acessos desnecessários ou fornecedores que recebem dados sem contrato adequado — situações que aumentam risco legal e operacional.
Onde os dados entram
Comece listando todos os pontos de coleta. Pense em jornadas completas, não só no site:
Canais digitais:
- Formulário de contato e cadastro no site
- Checkout de e-commerce
- Chat no WhatsApp ou Instagram
- Pesquisa de satisfação por e-mail
- Cookies e ferramentas de analytics
Canais presenciais e offline:
- Ficha de cliente em balcão ou evento
- Contrato impresso assinado
- Ligação telefônica anotada em caderno ou CRM
- Nota fiscal com CPF do consumidor
Para cada ponto, registre: quais campos são coletados, se há consentimento ou outra base legal, e quem é responsável pelo atendimento.
Onde os dados ficam armazenados
Depois de entrar, para onde vão? Mapeie todos os repositórios:
| Repositório | Exemplo | Risco comum |
|---|---|---|
| CRM | HubSpot, RD Station, planilha própria | Acesso amplo sem controle |
| ERP / financeiro | Sistema de notas e cobrança | Dados fiscais expostos |
| Caixas individuais de vendedores | Informação fora de política | |
| Nuvem | Google Drive, Dropbox | Compartilhamento público acidental |
| Backup | HD externo, serviço automático | Cópias desatualizadas |
| Fornecedor | Plataforma de pagamento, logística | Dados duplicados em terceiros |
Anote se o armazenamento é local ou em nuvem, quem é o operador (se houver) e se há criptografia ou controle de acesso.
Quem acessa e por quê
O terceiro pilar do mapeamento é o controle de acesso. Para cada sistema, responda:
- Quais cargos ou pessoas têm acesso?
- O acesso é necessário para a função (princípio do menor privilégio)?
- Existe registro de quem consultou ou alterou dados?
- O que acontece quando alguém sai da empresa?
Exemplo prático: no e-commerce, o time de marketing precisa de e-mail e histórico de compras para segmentar campanhas; o estoque precisa de nome e endereço para despacho; o financeiro precisa de CPF para nota fiscal. Cada acesso deve ter justificativa documentada.
Como organizar o mapa
Use uma planilha ou ferramenta simples com colunas como:
- Tipo de dado (nome, e-mail, CPF…)
- Titular (cliente, colaborador, lead)
- Finalidade (venda, suporte, marketing)
- Base legal
- Origem da coleta
- Sistema de armazenamento
- Operadores envolvidos
- Prazo de retenção
- Medidas de segurança
Revise o mapa a cada novo formulário, integração ou contrato com fornecedor.
Resumo
- Mapeamento de dados revela o fluxo completo das informações pessoais na empresa
- Identifique pontos de entrada, repositórios de armazenamento e terceiros envolvidos
- Documente quem acessa cada dado e limite permissões ao necessário
- Atualize o inventário sempre que processos ou ferramentas mudarem